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关于下达2018年中山大学研究生参加国际学术会议资助计划的通知

                                                                                                                                          研院〔2018〕1号
各研究生培养单位：
        研究生了解学科的国际前沿动态、参与国际学术交流是提高研究生培养质量的重要措施，学校于2009年设立了“中山大学研究生参加境外国际学术会议资助计划”，资助研究生参加国际学位会议。根据近年来项目实施情况，学校决定对申报程序与要求进行调整，现将2018年度项目资助计划通知如下。
      一、基本情况及申请要求
       1.2018年度计划资助名额约为400人次，根据近年来各培养单位研究生申请本项目的情况，下达各培养单位资助名额，各培养单位根据实际需要申报。
       2.该计划常年接受研究生申请，为研究生参会提供便利条件，由培养单位对申请人进行评审后推荐至研究生院。请各单位积极宣传，鼓励研究生申报。
       3.申请人主要为在校的非在职全日制博士研究生，优秀的非在职全日制硕士研究生也可申请。
       4.申请人应在境外召开的国际性学术会议上宣读论文（大会发言或小组发言的形式均可），或者所提交论文（含摘要）以海报形式展示。
      二、资助额度及范围
     该项目资助经费根据会议举办地、参会形式和会议预算等核定，一般为5000－20000元，主要用于受资助人在参加学术会议期间的交通费、会议注册费、签证及相关生活费用等。
     赴港澳地区参加国际学术会议不在本项目子资助范围。
     三、申请与资助程序
     1．申请人申请
     申请人应在参会前尽早（一般应提前60天以上将申请材料交至所在培养单位）提出申请，须提交以下材料：
     （1）《中山大学研究生参加国际学术会议经费资助申请表》；
     （2）论文录用函或会议邀请函；
     （3）拟发表论文全文（摘要）；
     （4）会议有关背景资料；
     （5）经费预算证明材料；
     （6）外语水平证明。
     2．培养单位评审推荐
       培养单位可根据情况及时对学生申请材料进行评审，建议可分批次公开组织申请人模拟预演汇报专家点评会。培养单位应至少在点评会前2个工作日将信息报送至研究生院培养处，并在校内公开发布相关信息，供感兴趣的师生选择参加。
培养单位应在研究生参会前45天以上将推荐名单和申请人材料提交至研究生院培养处。
     3．研究生院审批
       研究生院对培养单位报来的名单和申请资料进行形式审查，并核定资助金额。除《中山大学研究生临时出国(境)申报表》外，其他申请资料将在研究生院存档，不予退还。
     4. 出国境与结项资助
        研究生出行前必须填报、办理《中山大学研究生临时出国(境)申报表》。根据财务管理和研究生出境管理规定，行前不办理本表无法办理经费报销手续，相关责任由研究生本人自行承担。
研究生应在回国后两周内提交项目结项报告、含本人发言或展板信息的会议日程页、出入境记录，经研究生院审核后核发项目经费审批通知。研究生所提交结项相关材料将在研究生院存档，不予退还。
       研究生完成结项报告后，请于经费审批通知有效期内，自行持结项报告复印件、经费审批通知原件、出国境申报表、护照原件及出入境记录复印件等资料，到核算中心凭当次出国期间实际发生的足额票据在经费审批额度内报账。超过经费审批通知有效期未到核算中心办理报账事宜，研究生院将不予补办，造成相关损失由研究生自行承担。
       四、其他事宜
       1.各培养单位、导师应支持研究生参加国际学术会议，学校将研究生参加国际学术会议情况列入绩效考核内容。
       2.项目按照《中山大学研究生参加国际学术会议资助计划实施办法(试行)》及其他相关规定执行。

       联系人：赵静    电话： 020-84113007
       电子邮箱：zhaoj69@mail.sysu.edu.cn

      附件：
      1. 2018年研究生参加国际学术会议资助人数分配表
      2.中山大学研究生参加境外国际学术会议经费资助申请表
      3.中山大学研究生参加境外国际学术会议结项报告

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2018年1月 1 日